| IBM保险行业数字打印管理解决方案 |
| 行业类别：保险 |
功能类别：内容管理 |
| 方案作者：
IBM中国有限公司 |
发布时间：2005-3-15 12:32:50 |
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中国保险行业状况
行业需求
中国保险业务正处于高速增长的阶段。随着WTO的加入，保险行业的竞争将日益激烈，如何更好地提高企业核心竞争力，加快企业内部运作效率，缩短客户服务响应时间，提高客户满意度，将是保险业继续稳步向前发展的根本保证。
我们需要建立以内容（文档信息）为驱动和核心的业务处理系统。每个保险公司每时每刻都要围绕着大量的信息进行处理：包括保单业务数据，还有我们必须面对的纸张文档信息，其中包括各种客户资料、申请单、保单等等。保险公司的业务基本都需要基于文档资料来进行处理，所以，我们需要建立以内容（文档信息）为驱动和核心的业务处理系统。
真正意义上的数字化业务处理是我们真正的需要。我们在建立新型的业务系统的时候，不应该只是简单地将这些影像和文档进行存储管理，而是要将这些文档和影像资料数字化，使整个业务系统的运作完全基于这些数字文档和影像来进行处理，从而实现真正意义上的数字化业务处理，极大地提高办事效率和员工的工作效率。
我们的解决方案不同于传统的影像处理系统的最大差别在于：全面的文档/影像数字化、独立的可基于业务流程的变化而变化的工作流处理能力、以及全面的文档内容发布的方式。更需要强调的是，通过建立这样的解决方案，实现了真正意义上的以内容为核心驱动的业务处理流程，而不是简单地对影像文档进行存储。
保单的作用及功能
保单作为与客户沟通的工具之一，保险公司纷纷在保单的特色、保单的响应程度、保单的时效等方面提高自己的竞争能力。作为保单主要有以下功能：
1.宣传公司的市场策略
每个保险公司都竭尽全力宣传自己公司的策略，给客户提供一系列可以选择的保险险种，客户可以根据保险公司提供的服务选择自己适合的种类，同时也给客户以信心。
2.体现公司的形象
一个公司的良好形象给客户以亲近感、安全感。为了与客户的沟通能够跟贴切、生动，一份功能完善、做工精细、易于识别的保单给人以舒适感。而且保单更能完善与客户的沟通，如及时告知客户保单的更改事项、保费的缴纳情况等一些事宜，使得一些因琐碎的情况没能既是通知客户而引起客户于公司之间的纠纷。
3.降低公司运营成本，提高公司利润
随着保险业的进一步发展，保单的数量和质量上都要上一个台阶，这样保单的打印成本就显得相当重要，为了降低公司的管理成本，保单的打印成本是保险公司应充分考虑的问题。
现行保单打印系统的弊端
1.打印质量低，日处理能力不强。
由于目前保险行业所使用的打印机大多为针式打印机和低端激光打印激，它的生产能力只能满足小批量，而且打印质量低且难以控制，所以对于大批量、高质量打印的要求，普通的打印机无法满足。而且针式打印机所用的普通连续纸打印后，装订质量是一个重要的环节，也必然影响保单的质量。
2．打印管理软件不能满足需求
目前保险公司一般没有打印管理软件，造成了补单不灵活、功能不完善，不能合理、有效控制批量打印，对于打印高峰的处理往往望尘莫及。个性化保单的打印功能根本实现不了。对于纷繁复杂的保单格式，开发的工作比较繁琐。
3．控制成本的能力较低
由于打印及封装的自动化程度不高，各个环节的监控体系只能通过人工进行，所以潜在的成本较大，如人工成本、打印废品成本、装订废品成本等。这些成本的分摊如不从根本上解决问题是无法避免的。人工干预不能够有效控制各种潜在的成本，而且存在很大的风险。而且环节越多，成本控制的能力越差。因此目前的模式已经远远无法满足公司发展的需要。
4．不能有效的贯彻公司制定的各种宣传策略
公司制定的各种策略的贯彻程度是成败的关键。现行的打印模式不但不能完成目前的任务，而且成为公司业务宣传的瓶颈。对于公司的整体策略都是一个损失，因此保单的制作就显得非常重要。
5．保单成本较高
由于打印的效率较低，人力资源耗费较高。同时保单条款的预印成本较高，保单条款的修改不方便，同时一次性预印完成后，若保险条款更改后会造成可预测的浪费。因此会造成保单成本的提高。
保单出单方案设计原则
在对保险行业打印项目的设计过程中，我们遵循以下原则：
1.实用性
任何一个项目从立项到实现都要充分考虑该项目的实用性，既要充分实现预定的目标，由不至于产生衍生费用。这样该项目的实施就必须与现行的系统兼容性良好。而现在的计算机系统在日常工作中发挥了其他工具不可替代的作用，因此为了更好的发挥该项目的作用，首先的条件是与现行的系统兼容。
2.可靠性
无论任何系统在实施的过程中达到满足要求的同时，另外一个重要的原则就是系统的可靠性，既该系统是可以信赖的，要尽量不会或尽量很少的出现故障来保证工作的正常、有序的进行。即使出现故障，则故障的恢复时间要很短。只有可靠性极强的系统才是保障保单顺利生产的先决条件。
3.系统的前瞻性、高延展性
随着保险市场的发展，外资保险业进军中国，中国的保险业的竞争将日趋激烈，保单的重要程度将越来越高。个性化保单、家庭保单的出现将是不争的事实。这样的个性化服务是保险业利润的另外一个增长点。为了更好地提高保险公司的竞争力，同时为开展新业务提供先提条件，在系统的前瞻性、高延展性方面的考虑也是必须的环节。只有充分考虑系统的前瞻性、高延展性，才能在将来的风雨中先拔头筹，在激烈的竞争中处于主动地位。
4.系统的可维护性
任何系统的运作过程中都不存在绝对不出故障的情况，关键是在出了故障后如何恢复，恢复的难易程度如何。只要系统的可维护性强，系统的故障容易排除，这样生产就容易保障。因此系统的可维护性是系统成熟程度的重要标志。也是合作成功的一个必不可少的因素。
5．移植性
目前IT业的迅速发展，引导着相关行业的更新。为了适应这种变化，在上一个新项目时要充分论证在可以预见的未来是否能够易于移植。我们在充分享受IT给我们带来的方便的同时，也要充分考虑它的经济效益。
6．经济性
任何公司的管理者都充分考虑的重大问题。当今社会公司运作的成本控制是公司成败的关键。在进行项目论证时，只有充分考虑该项目的运作成本才会给项目的充分实施提供条件。
针对保险行业的出单方案
1.IBM的总体解决方案
通过建立基于IBM内容管理应用平台上的解决方案，实现完全数字化的处理流程，我们能够非常容易地解决原有系统所存在的问题。
首先，我们将所有的文档/影像资料在起点进行数字化处理，然后，在业务处理的每个环节我们都是以数字化的方式来进行传递和审核，从而大大提高了系统的响应速度。每笔业务将从以前几天的处理时间可以大大地缩短到只需要十几到几十分钟。同时通过专门的工作流实现，使得我们可以非常容易地去配合实际业务需求来改变我们的业务处理流程，从而极大地提高了业务系统的灵活度和可扩展能力。
通过建立新型业务处理系统，其他的系统可以随时了解到每一笔保单业务的进展状况和相关的资料；与此同时，我们也可以让客户随时了解和查询到与其保单相关的各种文档/影像资料，从而大大提高客户满意度和员工工作效率。
由上我们可以看到，通过建立新型的基于IBM内容管理产品平台上的业务系统，我们能够且非常容易地解决了原有业务系统所存在的不足，从根本上来说，通过建立以内容为核心并且驱动业务处理的运行模式，以及配合工作流的处理流程，企业内部的业务和企业外部的业务都可以得以完全数字化实现，从而实现完整的电子商务。
通过建立这样的解决方案，我们能够：
· 快速响应客户需求，提交相关的所有文档，包括所有文档影像资料
· 在业务运转的起点数字化相关文档，使业务运作更加顺畅，极大提高业务处理效率
· 员工无需等待纸张文档的流转来进行业务处理，同时能非常快地响应客户对文档的访问需求，极大地提高了员工的工作效率
· 极好地满足投保等影像资料长期存储和归档的要求
基于保险公司的业务需求，我们要建立的是一套完全数字化的解决方案，因此我们的解决方案将重点关注于以下几个关键点：
文档/影像数字化
在整个数字化进程中，这是起点，也是非常重要的环节。因为在这个环节的任何一点失误和差错都会导致业务处理的直接的失误和差错。因此在这一环节，我们要经历数字化（扫描、数码照相等）、检查（纠偏、旋转等），OCR识别、校对、检验等一系列的过程，其目的是要尽最大可能将数字化的文档/影像做到最接近实际的资料，同时确保索引信息的正确性。
业务流转工作流
在文档/影像资料数字化之后，新型业务系统最主要的变化就在于这些数字化的文档/影像将直接进入工作处理流程，触发相应的业务处理过程，进入业务流转，并且依据预先设定好的工作流程来进行流转。在这里，我们可以看到，首先我们不再依赖于纸张信息来流转，并且整个处理流程完全是由系统自动完成，人员/岗位将要完成的是系统指定和安排好的相应的任务，所有的任务将根据优先级进行排队处理，相关人员/岗位只需依据排队情况进行相应处理，而无需等待相应的纸张信息，从而实现全自动化的业务处理。
数字化文档/影像资料的长期存储和归档管理
在数字化文档/影像资料完成了业务处理流程之后，我们需要将这些数字化资料进行长期存储以满足日后经常性的查询访问需求，同时对于经常不用的资料我们还要进行归档处理。在这一方面，我们的解决方案有着强大的优势，我们通过多级存储的支持以及强壮的存储管理软件的紧密集成使用，使得大量的数字化资料的长期存储变得非常容易和安全，我们既可以将这些资料保存在硬盘，也可以将这些资料保存在磁带库/光盘库等二级存储设备上，并且非常容易地实现在线访问。
IBM的解决方案通过将这三个关键环节紧密地集成为一个整体，提供了一套完整的、安全的，能满足长期应用需求的解决方案。具体到打印输出方案，IBM一般采用高端生产型连续纸或单页纸打印机结合打印管理软件Infoprint Manager或PSF来完成。
2. InfoPrint Manager
InfoPrint Manager是一个完整的数字打印软件解决方案。它集成了获奖的打印管理技术和文件管理技术以满足各种打印需要。它是包含了FSF数据转换/驱动软件及PSM打印管理软件。利用InfoPrint Manager, 用户可以提交各种不同类型的文件（AFP，PCL，Postscript，PDF，ASCII，GIF，JPEG，TIFF，SAP）到InfoPrint系列打印进行打印及打印管理。
· 完善的功能
在打印服务器上，运行IBM的AFP先进功能打印控制软件，可以 InfoPrint 打印机，实现丰富的打印和管理。InfoPrint Manager首先具有原来 IBM PSF/AIX 打印软件的所有功能:
1、AFP 打印机，一套软件可以驱动多台AFP打印机。
2、输出结果格式编辑，包括在页面任何位置设置各种打印资源的排列、方向、逻辑页的定义，单双面定义等。
3、调用各种资源，如图像、电子表格、字体等，并与原始数据相结合。
4、接收不同代码，如 EBCDIC，ASCII，中文国标码等。
5、简单的条件打印，可根据数据中标识符的不同来调用不同的资源。
6、打印条形码及二维码
7、全自动错误恢复功能 (Automatic Error Recovery)
8、一个物理页面上打印2个或 4个逻辑页面
9、多种字形字体的西文和汉字打印能力
此外 ，InfoPrint Manager 还增加了很多新的功能，包括：
1、图形操作界面。
2、支持更多的输入数据格式，比如图像格式、传真数据格式、扫描图像格式等，送往不同类型的打印机。
3、支持多种数据流方式的打印，如 AFP/IPDS，PCL，PostScript，分别指向相关类型的打印机。
4、打印文件的管理。
5、系统管理功能，如远程监控打印状态等。
6、监控打印机及作业状态，包括：
(1)起始、停止、删除打印作业
(2)打印队列中作业次序调整
(3)某个作业中断后在网上其他同类的打印机上打印
7、打印排序
(1)根据打印作业的大小
(2)根据优先级
(3)根据递交的次序
(4)根据设定的最后期限
8、自动传送作业到相应打印机
(1)根据作业大小，如大的作业送到较快的打印机
(2)根据分辨率 (如480，600 DPI)
(3)根据纸的大小，如A4、Letter 等
(4)根据打印机特性，如双面打印作业送到双面打印机
9、在特定时间后控制打印
10、在多个打印机中平衡打印作业和打印量
显而易见，InfoPrint Manager 既具有强有力的打印驱动能力，又具有完善的系统和作业管理能力，便于今后作进一步扩展。
利用InfoPrint Manager，商业用户可以方便地在保单中打印变化的内，包括数据和图像，或广告内容。
管理任务可以由 InfoPrint Manager 服务器，作业和打印机管理图形界面(Windows 98，Windows NT/2000，UNIX)完成。打印队列和作业可以在本地或远程进行管理。
此外，InfoPrint Manager for the Web可以通过企业内部网 Intranet 或 Internet 提交和管理打印作业。打印作业能够直接从 Windows 95 / NT 应用提交到InfoPrint Manager 打印服务器。
· InfoPirnt Manager的特点
1．作业分割
InfoPrint Manage可以通过数据分割，将不同类型、不同特性的数据进行有效的组合，实现相同特性的批量打印，不同特性及个性的单独打印。这样可以有效的利用打印机的资源，减少资源浪费。分割后的数据可以缩短数据处理的时间，提高工作效率，同时减少打印过程中的失误和浪费。
2．数据的整合
InfoPirnt Mananger将根据客户的数据自动整合与表单合成，表单作为静态数据存储，而数据作为动态进行处理，从而减少数据传输的瓶颈。
3．数据的管理
通过整合的数据可以通过Infoprint Manager 来进行软拷贝，得到与保单格式一样的复制件来管理客户资料。
4．强大的页面编辑功能PPFA
IBM的页面编辑提供了强大的工具PPFA(Page Printer Formatting Aid)，它是一个全页面编辑器，在同一页面上可以实现不同资源的共享，不同打印方向，在可打印区域内无级变倍的调整打印位置，是打印的质量和效果更具美感。
5．InfoPrint Manager可以不仅可以提供条形码识别，同时可以提供光码来进行封装、校验等功能。进一步提高纠错率，保障打印、封装的成功率，提高生产率。
6．InfoPrint Manager可根据客户的不同类型，提供相应的动态服务，实现个性化服务。
7．极强的软件通用性
AFP 打印软件 InfoPrint Manager 具有极强的通用性，支持所有 IBM 中高速 AFP 激光打印机，如 InfoPrint 2085、InfoPrint 2105、 InfoPrint 3000、InfoPrint 4000等打印机。这些打印机在打印应用上都保持一致，用户无须为不同型号不同等级的打印机开发不同的打印程序，大大降低了开发和后期维护方面的投资。
8．打印资源的生成
本方案中，保险公司可以在前台 PC Windows /98/NT/2000 环境下，用扫描方式、或利用任何自己所熟悉的软件，绘制需要的电子表格或图形，传送到打印服务器上，供打印时调用。用户可以在 PC上修改这些表格或图形，并在打印服务器上用InfoPrint Manager相应地修改输出格式。
9．打印资源统一管理
IBM AFP 打印的另一个特点是所有的打印资源统一管理。各种资源，诸如图形标记、电子表格、丰富的字库和条形码等，都由打印服务器和 InfoPrint Manager 软件管理，由 RS/6000 打印服务器提供系统级的安全保障。资源的更新和维护只需在服务器上进行，不需要在每台打印机上分别实施，既降低了运行成本，又避免了资源的冗余和不一致所带来的麻烦。
总之，InfoPrint Manager 既具有强有力的打印驱动能力，又具有可靠、易于使用的打印管理能力，能够通过简化操作和流程自动化，帮助银行降低打印成本。
打印机及作业的管理
InfoPrint Manager通过图形用户界面（GUI）提供集中的打印机和作业管理：
◆ 从企业网中配置，管理和监控打印机状态
√ 开始，停止打印作业
√ 观看，设置，改变打印机的特性
√ 开始，停止，删除打印作业
◆ 提交打印作业到合适的打印机
√ 每个打印机可定义作业如何编辑，根据大小，还是最后期限等
√ 将合适的作业特性送到合适的打印机，比如小作业送到低速打印机
√ 控制在特定时间后（比如晚上6：00后）开始打印
◆ 在时间发生时提示操作员，可通过电子邮件等手段
◆ 提到打印机利用率
√ 平衡打印及工作量，比如作业量大的用在高速打印机
√ 打印次序可根据优先等级排列
√ 在打印失败时将作业保存，保证不丢失数据
√ 打印机需维护时可将它的作业停止并在其他打印机上打印
作业的提交
InfoPrint Manager支持不同平台上的数据，包括Windows，UNIX系统。在Windows环境中，用户可以直接从应用程序提交作业。在UNIX环境下，打印作业可以通过远程打印直接提交到InfoPrint Manager服务器，在InfoPrint 打印机上打印。打印作业可以通过文件传输（file transfer）或者安装在InfoPrint Manager上的NFS提交打印。
IBM公司打印机部简介
IBM打印系统部门是IBM下属的一个分支部门，总部设在美国科罗拉多州的Boulder。作为世界上最大的打印机供应商之一，IBM打印系统部门拥有世界上最丰富最完整的打印机产品系列，这是世界上任何其他打印机厂商的无法比拟的，以打印方式来分，既有击打式的针式打印机和行式打印机，又有非击打式的激光打印系统，最高速度可达每分钟2,500页；以打印媒介来分，既有可打印单页纸的各种速度的打印机，又有能打印连续纸的多种打印机；以打印环境来分，既有适合于大批量打印需要的生产型打印机，又有适合于客户机/服务器环境的网络激光打印机，更有获得第16届国际电子文献系统展览会大奖的每分钟输出130页的全数字高速彩色打印系统。此外，IBM公司的许多打印机还具有优异的中文打印能力，这尤其适合于国内客户使用。
贯穿上述众多打印系统的精髓所在，则是IBM公司于八十年代创立的的AFP（Advanced Function Printing）先进功能打印。现在，AFP事实上已经成为业界高速打印系统共同遵循的一种标准，被越来越多的国内客户熟悉和接受。AFP诞生至今十余年，不断发展，如今已达到了先进功能表述（Advanced Function Presentation）的新阶段。
1996年1月29日，HP从IBM购买打印系统管理软件PSM（Printing System Management），这是为分布式打印环境而开发的标准化的打印管理软件，它允许网络管理人员从某一个工作站点处管理遍布全球的网络打印机，从而确保最终用户的打印文件在预定时间内和指定地点用正确的打印机和匹配的打印纸类型顺利完成。由于世界上两大电脑商的采用，进一步确立了IBM PSM作为世界打印标准的地位。
IBM的打印系统部门在美国的科罗拉州设有独立的产品开发研究实验室，每年都推出各种新款打印产品，包括功能强大的软件和硬件，而不仅仅是打印机硬件本身。此外，IBM公司还针对市场和客户不断变化的需要，结合IBM公司在信息技术方面的整体优势，提供给客户多方面的整体解决方案，如适合于Print On Demand 需求的InfoPrint解决方案，适合于数据标题查询和打印的On Demand方案，适合于打印和封装一体化管理的OSM（output system management）等。
IBM中国有限公司打印系统部集各方之精华，力求在打印系统整体方案、硬件、软件和服务等各个方面向广大客户提供最全面、最完美的支持，为您事业的发展作出我们的贡献。 |
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