| 蓝科智能传真解决方案 |
| 行业类别：通用 |
功能类别：内容管理 |
| 方案作者：
赛迪网 |
发布时间：2003-12-10 |
|
一、传统纸质传真的工作流程。
使用传统纸质传真的工作流程图：
（说明：众多员工同时发送纸质传真，传真到达后须进行泒送，才能到达最终客户手中。）
二、传统纸质传真急需解决的问题。
采用传统的纸质文件传真，存在以下几个方面的问题：
1、 时间资源的浪费。
I. 发送传真的时间长。
假设一个中型企业规模为300名员工，需要发送传真的文件每天平均达到1800页。平均每发送一页传真所需的时间为1.5分钟（员工走到传真机的时间加上发送传真的时间）。每天全公司共花费45小时、每月共花费1350小时在发送传真上。
II. 接收传真的时间长。
每天接收传真平均达到1800页。每接收一份传真的时间为30秒钟（员工统一分发传真的时间），则每天全公司共花费15小时、每月共花费650小时在接收传真上。
III. 等待的时间长。
由于传真线路的繁忙和拥塞，同时发送传真的员工须在传真机前等待，从而浪费的时间成几何倍数增加。
IV. 没有群发功能。
纸质传真不能群发。如果公司需要给所有的客户、代理商等同时发送通知，则纸质传真很浪费时间。
V. 延长了每个商务活动的时间。
传真看似简单的一个动作，在商务活动中却万万不可因小失大。因为业务员不能及时发送传真，传真不能及时发送到终端客户手中，延长了每个商务活动的时间。
集装箱运箱行业，速度和效率是企业的生命线，无法及时与客户保持畅顺的沟通，对于行业的成败也许是至关重要的。
2、 人力资源的浪费。
I. 管理成本。
由于纸质传真不能群发，不能电子查询、分类，安全保密性不够，所以如果要保证存真的有效管理，必须大大提高人力成本。
II. 传真过程成本。
每天发送和接收传真的时间为45+15＝60小时，如果以每小时平均人工人民币15元计算，则每天花费60╳15＝￥900，每月花费1800╳15＝￥27,000用于传真这个事务上。
3、 办公资源的浪费。
I. 办公设备的浪费。
假定一名300员工的中型企业原来有15台传真机，如果以每台传真机人民币1000元计算，共花费￥15,000用于购买传真机上。
II. 办公用品的浪费。
传统的纸质传真需要把电子文档先打印出来然后发送传真，从而浪费了大量的打印纸，接收传真时浪费了大量的传真纸。
1800张打印纸的价值为80元，则每月打印纸开支为￥2,400元。
1800张传真纸的价值为120元，则每月传真纸开支为￥3,600元。
4、 传真不利于管理
I. 传真不便查询
纸质传真只有在手工分类后，方可进行查询，且时间较长。蓝科智能传真系统可根据文件名、发件人、主题、时间等自由查询。
II. 文件不便归类
传真文件日积月累，越积越多，中海集装箱运输深圳有限公司曾在搬迁时，装了几箱的传真。蓝科智能传真系统可进行拷贝、传真导入等操作，发送和接收的传真可加上传真标题保存在电脑里。
III. 传真不利监控
纸质文件传真，没有管理员，没人对传真文件进行管理。如果有不安全的存真，不利于公司、与工作无关的传真无法及时发现，删除。
IV. 存在安全隐患
员工发送传真时，不是在一个封闭的环境发送，传真的内容极容易被他人窥见，不易于公司保密。
纸质传真文件如果遗失，不能恢复。如果有人恶意隐藏重要传真文件，管理者也无可奈何。
三、智能传真解决方案的策略重点
针对传统纸质传真面临的问题，实施新一代智能传真解决方案的策略重点在于：
1、 提高工作效率，降低时间成本。
2、 降低人力资源成本。
3、 降低办公资源成本。
4、 传真文件便于管理。
5、 传真信息受到保护、公司机密不被泄露。
四、蓝科智能传真系统的解决方案
系统的工作流程如下图：
1、 工作效率有效提高、时间成本显著降低。
系统智能收发传真，用户可通过浏览器直接在终端电脑上发送传真，发送每份传真的动作花费的时间减少到10秒。（仍以300人的公司，每天发送1800页传真为例。）每天发送传真的时间共为5小时。传真可直接转发到个人收件箱，避免了分发的环节，接收传真的时间为零。
系统的多线路支持，管理员可调整传真的发送线路，并设置优先顺序，从此传真线路畅顺有序，塞车现象不再发生。
2、 节约了人力成本和办公成本。
运行蓝科智能传真系统后，每天发送传真的人力成本为5╳15＝￥75元，接收传真的人力成本为零。每月收发传真的人力成本为75╳30＝￥2,250元。成本降低到原来纸质传真每月￥27,000元的十分之一以下。
蓝科智能传真系统支持各种格式的电子文档，传真再也不需要打印纸质文件，每月节约各类办公用纸￥6,000元。
3、 更有效的管理。
远程收发保证业务不再中断。出差外地的员工可通过远程登陆系统和Fax to Email 功能实现远程收发传真，从而与公司和客户均随时保持联系，业务量源源不绝地增长。
传真过程先进先出，传真线路可合理调配。
传真文档可更改文件头，进行有效管理，可查询并支持导入导出。
4、 提高了安全保密性。
不安全传真无法发送。管理员可以监控发送单元的状况，删除发送单元，可以转发用户的传真。
重要传真无法恶意删除。普通用户不能最终删除传真，只有管理员才有权利彻底删除传真文件。
误删的传真文件可恢复。管理员可以恢复回收站中不宜删除的传真文件。
对发送传真员工的监控。管理员可以查看用户接收、发送、删除、拷贝的所有传真文件，从而掌握员工的情况，及时填补管理的疏漏。公司的安全得到了有效的保证。
后记
蓝科智能传真系统是深圳市蓝科软件有限公司（原纵横科技）重点推出的新一代传真系统。蓝科智能传真系统是一种可以直接通过浏览器收发传真的系统。它具有行业首创的多语言（简繁英）和多系统(windows 2000, windows 2003, windows NT, windows XP, unix, linux)支持。目前，蓝科智能传真系统已经升级到标准版2+了。标准版2+比原来的系统更加稳定，功能更加完善。成功运行蓝科智能传真系统的有中海集装箱运输深圳有限公司、深圳市共速达股份有限公司、鹏城海国际货运有限公司等知名企业。
|
|
|
|
|
企业认证 | 
供应商会员服务 | 金融机构服务 | 操作帮助
热点方案及案例排行