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与采购人的沟通，是指采购代理机构就采购人委托的采购有关事项询问、告知采购人或与其进行商讨。与采购人进行有效的沟通，将大大提高采购效率，规避采购风险。
一、沟通的目的与方式
1、沟通的目的
采购代理机构与采购人进行沟通是采购过程中不可缺少的一部分，沟通不仅限于完成采购工作，它与采购的所有阶段相关，是贯穿于整个采购过程的一项重要工作。采购代理机构在执行采购业务时，从接受委托前至验收以后，在采购计划、采购实施、采购验收各个阶段都需要与采购人进行沟通。其主要目的在于：
（1）明确责任。采购代理机构通过与采购人进行适当的沟通，可以明确各自的责任与义务，增进彼此间的了解，促使双方认真履行职责，从而保护有关各方的合法权益，避免采购代理机构受到不公正的指责或控告。
（2）建立良好的工作关系。采购代理机构在遵守公开、公平、公正原则的前提下，与采购人进行必要的沟通，有利于与采购人形成良好的工作关系，加强相互间的协作与配合，保证各种必要的采购程序得以顺利实施，最终实现采购目标。
（3）保证采购质量，提高采购效果和效率。与采购人进行适当的沟通，可以使采购代理机构获取更的相关信息，有助于采购代理机构对各种复杂、疑难问题进行正确分析，作出合理判断，从而降低采购风险，确保采购工作质量。采购代理机构通过与采购人的沟通，还可以避免一些不必要的麻烦，从而节约采购成本，提高采购效率。
（4）为采购人提供更好的服务。在采购业务执行的过程中，采购代理机构往往会发现采购人在采购预算、采购档次、采购资源等方面存在的问题，对此，通过与采购人进行适当的沟通，可以帮助采购人节约采购资金、避免资源浪费，提高资金的使用效率。采购代理机构在不违背原则的前提下，通过与采购人的沟通可以为采购人提供更多、更好的服务，为采购人带来服务的附加值，从而取得采购人的信赖。
2、沟通的方式
采购代理机构与采购人进行沟通的方式包括口头和书面两种方式。采购代理机构在执行采购业务时，采购口头方式进行沟通的情况较多。如向采购人询问采购项目的基本情况、使用目的，以增加对采购项目的了解，与采购人就采购的有关问题进行讨论等。这种口头沟通非常重要，不仅可以澄清某些事实、弄清某些问题，还为采购人创造了提供更多信息的机会。但对于某些重要事项，采购代理机构应当采用书面方式。书面沟通文件统称为沟通函，包括采购建议书及其他各种致采购人函等。
二、沟通的事项
采购代理机构在采购计划、采购实施和采购验收阶段均需要与采购人进行沟通。
1、采购计划阶段的沟通事项
（1）首次接受委托前的沟通。采购代理机构在首次接受委托前首先应当就政府采购业务的性质和基本情况进行沟通，以使双方对采购项目的性质和基本情况取得一致的看法。采购代理机构应具体了解采购项目的性质，是属于货物项目采购、服务项目采购还是工程项目采购；了解采购项目的货物型号、配置、服务要求、付款方式、采购预算、资金来源等等项目的基本情况。其次，应就采购人的基本情况进行沟通。采购代理机构通过对采购人单位基本情况的了解，一方面可以确定是否接受委托人的委托；另一方面可以安排进一步的采购工作。采购代理机构应了解的采购人的基本情况，包括：(1)单位性质、隶属部门；(2)预算外收入来源；(3)年初政府采购预算安排资金情况；(4)财务会计机构及工作组织；(5)其他与签订政府采购委托代理协议相关的事项。
（2）签订政府采购委托代理协议时的沟通。在签订政府采购委托代理协议时，采购代理机构应就协议书中的基本条款与采购人进行沟通，以达成一致意见。主要包括签约双方的名称、委托目的、委托事项、采购项目清单、签约双方的责任和义务、完成采购业务的时间要求、采购后货物的验收责任、采购项目收费、违约责任、签约时间。当然，对于采购项目要求、采购预算、资金来源等，采购代理机构也需要在签约前与采购人进行沟通，并在协商一致的基础上签订委托代理协议书。
（3）编制采购计划时的沟通。在编制采购计划时，采购代理机构应当就以下事项与采购人沟通：采购人资金情况及其项目的最新要求；新的法规或制度对采购工作的影响；采购项目所需的专业或行业资料；采购项目所需的专业或行业技术人员。 |
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