一、系统概述
中国工商银行新一代公文信息系统是工商银行为了适应“下管一级、监控两级”的新型管理体制要求而研发的，该系统运用现代信息技术来规范办公流程和管理模式，充分发挥了现代商业银行的办公职能。系统按照功能划分为三个部分：电子公文传输、电子公文流转（审批）、综合档案管理。
电子公文流转子系统引入了工作流和协同办公等新概念，实现了从公文起草、审核、签发到公文签收、批办、承办、催办、传阅、存储等工作环节的无纸化流转，提供了身份认证、数据加密、印章防伪等功能。电子公文传输子系统建立了以总行为中心，连接各一级（直属）分行、一级分行营业部、数据中心、直属学院和二级分行的远程局域加密传输网络，实现了全行公文的无纸化传输，建立了总行直通各一级（直属）分行、一级分行营业部及二级分行的指挥传导机制。综合档案管理子系统以业务流程、公文流转、档案管理三位一体为原则，按照国家关于档案信息化建设的要求，实现了对各类应归档文件的前端控制，保障了档案的齐全完整；它实现了对档案信息的科学整合，最大限度地利用各类档案资源，延长了档案的使用寿命，确保了档案使用的便捷性和安全性。
二、系统结构
新一代公文信息系统具有以下功能：（１）电子公文传输，包括红头、公章的制作与管理，公文制作，公文登记，公文传输，公文保存，公文统计，公文管理等。（２）综合档案管理，包括安全控制，归档功能，查询功能，借阅管理，修改、删除，系统管理等。（３）电子公文流转（审批），包括公文起草，公文流程设计，公文痕迹保留（电子、手迹），流转流程控制，组织关系管理等。
系统拓朴结构见图１，系统数据结构见图２。
三、系统特点
１．该系统具有结构合理、功能全面的公文信息系统架构。该系统通过电子公文传输、综合档案管理、公文流转审批三者之间的有机结合，使公文在系统内实现了无障碍流转，使无纸化办公成为现实。该系统所涉及的功能范围，涵盖了目前公文信息处理的绝大部分需求。
２．该系统具有良好的系统安全性能。该系统在安全设计中，采用了符合国家保密要求的软硬件相结合的加密方法，确保了公文流转全过程的保密性。系统对公文正文及其中的红头、红章采用通过国家安全认证的加密算法进行保护，涉密用户必须通过用户ＩＣ卡验证、用户ＩＤ文件及密码验证才能进入相关系统，用户对系统文件的访问取决于用户进入系统时所拥有的身份和相关授权，普通用户能够通过相关授权查询脱密电子公文。
３．该系统具有良好的存储与查询效率。在综合档案管理子系统中，针对非结构化数据库对档案文件的良好管理能力以及关系型数据库在档案目录管理、统计运算等方面的优势，通过Ｌｏｔｕｓ ＥＳＢ将两者进行结合，突出了两者各自的优势，使档案管理子系统具有较高的存储效率和查询性能。
４．系统具有较高的灵活性。在电子公文流转子系统中，采用Ｌｏｔｕｓ Ｗｏｒｋｆｌｏｗ进行流程模型设计，确保了流程的灵活性和可移植性，使不同的用户可通过流程定制方式进行流程变更。用户的角色及其变更可通过对组织数据库的更新完成，无须对应用作任何变动。
５．公文编辑系统基于Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ ２０００进行二次开发，与Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ Ｏｆｆｉｃｅ软件全兼容，与国内办公应用中普遍采用的编辑系统相适应。这样，公文管理和操作人员无须学习新的公文编辑方式。
６．公文审批子系统采用手写签批与电子签批相结合的方式，对于用户的要求具有良好的适应性。对不同用户的签批信息可以进行分层显示、归档保存，符合档案对公文过程管理的要求，有利于明确公文办文过程中的责任。
７．主要的公文使用者（如总行、一级分行、二级分行）采用普密卡，次级公文使用者（如分行各部室、各支行）采用商密加密卡的方式，有效地平衡了成本与效益的关系。
８．公文信息系统基于全行邮件系统进行架构与部署。这样，既充分发挥了现有系统的功能，又使系统具有较高的稳定性。
四、应用效果及展望
中国工商银行新一代公文信息系统自２００２年９月在全行范围内投产以来，取得了良好的应用效果。该系统的启用，大大地提高了我行办公信息化的应用水平和管理水平，基本实现了我行无纸化办公的模式，对各管理层面产生了深远的影响，给我行带来了极大的管理效益，同时也为进一步提升我行的综合管理水平奠定了扎实的基础。从具体的层面来看，该系统的建成，使我行总行、一二级分行及各支行均可通过该公文信息网络进行公文交换，提高了公文处理的效率，改变了过去公文信息分层传递的模式，促进了管理的扁平化使各管理机构间的沟通渠道更加便捷，加速了管理信息在全行范围的流通，提高了全行的管理效率。该系统在２００３年末工行软件开发中心组织的人行专家鉴定会上经专家鉴定，认为达到了国内领先水平。
在未来一段时期内，我行还将通过公文流转子系统在各应用层面的深入应用，以及公文档案与业务档案的结合，进一步提高全行公文信息与业务流程的整合，提高公文信息在全行范围的应用效率，促进该系统的进一步完善，以便使该系统在全行业务和管理工作中发挥更大的作用。
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