| 民生银行办公自动化系统的建设 |
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| http://www.cnfp.net 时间：2003-9-16来源：民生银行总行科技部
作者：王秀云
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随着计算机技术的日益发展及其在各个领域中应用的深入，利用计算机网络实现自动化办公的要求越来越迫切。为使现代企业的管理规范化、信息传递安全准确、办公操作简洁高效、信息查询方便灵活，建立以计算机网络为支撑的办公管理信息系统是非常必要的。
民生银行总行成立于1996年1月12日，是国内新成立的股份制商业银行之一。目前，总行在全国范围内共有八个分行、两个异地支行，各分行下属共有约40个支行。为提高民生银行的综合管理水平，适应各部门对信息系统日益增长的需要，满足总、分行各级领导和工作人员日常业务处理和信息查询的要求，增强总、分行及分、支行的信息交换能力，民生银行于1998年8月开始启动办公自动化系统的开发研制工作。
一、系统概况
遵循民生银行科技发展的 “统一规划、统一标准、统一选型、统一开发”的四统一原则，民生银行办公自动化系统开发采用了总行版、分行版分阶段开发、试用、推广方式。总行科技部于1999年3月底完成总行版办公自动化系统的开发，4月开始在总行试用，5月完成总行版的推广；1999年6月开始讨论分行版办公自动化系统的需求，于8月上旬完成了分行版系统的开发，经过试点分行的试用后，于1999年10月底完成了分行版办公自动化系统在各分行的推广。目前，每成立一家分行，总行科技部只消进行系统的安装与培训工作即可。
二、系统运行环境
1.硬件环境
系统硬件分服务器、客户机两部分。根据用户数据容量和系统性能需求，服务器采用HP Net Server（128M以上内存、9G以上硬盘、PII266以上CPU、备份磁带机、高速以太网卡）；客户机采用PC机（32M以上内存、2G以上硬盘、Pentium166以上CPU、以太网卡）。
2.软件环境
服务器操作系统平台为Windows NT Server 4.0(Service Pack 3.0以上)并安装工具软件 Lotus Domino Server；客户机操作系统平台为Windows98/95 并安装工具软件 Lotus Notes。
三、系统网络规划
民生银行办公自动化系统的网络规划是根据其组织结构层次划分的。民生银行目前有总行、分行、异地支行、支行、分理处几个等级，总行管理分行、分行管理支行、支行可设分理处，异地支行直接隶属于总行。办公自动化系统有总行版、分行版，为了方便整个系统的维护、方便总分行用户的使用，网络规划侧重于以下几方面：
1.一个网络域
网络域（Domain）是Notes网络系统中用户与服务器的总集合。所有的邮件用户、服务器、服务器之间的连接方式等信息都注册在网络域的公共地址簿（Names.nsf）中。同一个网络域中的用户与服务器共享一个公共地址簿，Notes借此实现对全系统的统一管理。
采用统一组织、一个网络域后，所有服务器共享同一个公共地址簿数据库，彼此相互为复本，可以设置定时复制，以实现信息更新，便于管理。
2.多个命名网络
网络域中服务器的互联组织是通过Domino命名网络DNN（Domino Named Network）进行的。一个命名网络就是一组服务器，拥有相同的LAN协议，它们之间能够保持不间断的LAN连接或WAN连接（通常由路由器或网桥相连）。一个命名网络有一个名字。一个服务器可以是多个命名网络的成员，在公共地址簿中的服务器文档中必须指明服务器所处的命名网络。如果邮件收发件人的邮件信箱所在的服务器在同一个命名网络中，则该邮件传递为自动立即触发。
由于民生银行的物理连接方式是各分行都与总行相连接，而分行之间不能进行直接通讯，因此，整个办公自动化系统网络设计为：总行、各分行分别配置自己的Domino服务器，总行、各分行使用不同的DNN，为实现邮件的自动路由，各分行服务器与总行服务器均建立双向连接文档。
3.统一的命名规则
Notes的命名规则是Domino/Notes系统建立和管理的基础。每一个邮件用户与服务器都有一个合法的表明自己身份的名字。这个名字与验证字、私人密钥、公共密钥及自己定义的加密密钥保存在用户或服务器的标识符文件（又称ID）中，并且注册在公共地址簿中。
Notes的命名方法包含两种：层次命名法与平面命名法。前者参照了邮件系统目录命名标准X.500国际标准，是Notes推荐的命名方法。
层次命名法中，一个标准的用户或服务器名为：
CN/OU4/OU3/OU2/OU1/O/C
其中，CN=Common Name为用户名；OU=Organization Unit为组织单元名，最多可以有四级，也可以没有；O= Organization为组织名；C=Country为国家名，可选。
为便于管理同时避免重名现象发生，民生银行办公自动化系统采用三级组织命名方式，O为中国民生银行，采用简称cmbc（China Minsheng Banking Corporation Limited）；一级OU为总行各部室及各分行、异地支行；二级OU为总、分行各处室及各支行；三级 OU为分、支行各科。如果系统扩展，OU可再增加一级。
四、系统主要功能
1.工作流处理
系统中的工作流处理主要体现在发文处理、签报处理、收文处理、督办业务、会议管理等方面：
(1)发文处理主要实现发文起草、部门内负责人逐级审核、会签部门会签、办公室核稿、行领导签批、编制文号、自动编号、平行发送、归档等功能。总行版中，部门内负责人逐级审核是指拟稿人起草后，先由本处处长审核，通过后再由部门总经理审核；分行版中，部门内负责人逐级审核是指拟稿人起草后，先由部门综合岗审核，再由部门负责人审核。总行版在平行发送中，分发人员可以将文件发送给各分行、异地支行或本行各部室；分行版在平行发送中，分行的分发人员可以将文件送给总行、支行或本行各处室，支行的分发人员可以将文件送分行或本行各科室。发文包括行发文与部发文两种类型，二者可进行转换。
(2)签报处理主要实现签报起草、部门内负责人逐级审核、会签部门会签、办公室登记、行领导签批、自动编号、平行发送、转督办、归档等功能。转督办是指系统中直接生成一份签报文档。
(3)收文处理主要包括收文处理单登记、自动编号、办公室主任拟办、收文员分办、平行发送、转督办、转发文、归档等功能。总行版中，总行收文员获得分行的电子来文；分行版中，分行收文员可以获得总行或支行的电子来文，支行收文员可以获得分行的电子来文。
(4)督办业务主要包括督办事项登记、督办员立项，办公室逐级审核、承办部门承办、协办部门协办、督办员归档等功能。
(5)会议管理包括行级会议管理和专业会议管理，主要实现起草会议纪要、部门审核、行领导签批、本期发送、转入督办、自动编号、归档等功能。
2.信息共享处理
包括档案查阅、通知通告、政策法规、内部刊物、业务资料、业务讨论、行员信息、人才信息几个部分：
(1)档案查阅库保存的是已归档的发文、签报、收文和督办。归档后的文件首先由档案管理员进行分类，遵循信息共享的原则，对于非共享的发文、签报、收文、督办，均采用用户提出阅读申请、档案管理员授权、用户查阅、档案管理员将文件入库流程；其他类型的文件，均为归档后自由查阅。
(2)通知通告库在功能上类似于Internet上的电子公告栏，分为工作通知、通告和个人通知、通告两个部分，分别对应工作、个人两个层次。任何人都可以起草个人通知通告，只有部门负责人才能发布工作通知通告。发送时可以选择接收对象，也可以不选，表示发送给所有人。为避免网上电子垃圾泛滥，提供检查功能，自动将发布时间超过两周的通知通告删除。
(3)政策法规、内部刊物是面向所有人的信息，有权限的用户可输入信息，其他用户可自由查看。
(4)由其他应用系统生成的报表，可以引入到业务资料库中；只有授权用户才能创建文档，文档创建者可以设定文档的阅读者。
(5)业务讨论作为公共论坛供用户间就共同感兴趣的主题进行讨论。
(6)行员信息中包括了单位职员简历。
(7)人才信息中保存了有望成为本单位职员的人才简历，主要供领导级用户查阅。
3.辅助工作处理
日程安排主要涉及安排工作日程和查询工作日程两个方面。任何一级负责人都可以安排其所负责部门的工作日程；任何一名职员都可以查阅其同级及直接上级负责人的工作日程安排。
在岗情况主要记录人员的在岗变动情况。部门负责人如有在岗变动，则必须提供工作移交情况，同时将此信息自动发送邮件给系统管理员，以便系统管理员做权限变动的处理。
4.通讯处理
电子信箱为用户之间的交互提供了很大空间，用户可以新建并发送邮件，也可以接收邮件和转发别人发来的邮件。
工作汇报提供了起草工作汇报、提交汇报、批阅、转交他人、返回汇报人等功能。
五、系统的影响
民生银行全行办公自动化系统的建成与实施，对各办公管理层将产生深远影响，主要表现在以下几个方面：
1.公文传输的自动化
在整个公文流转过程中，公文传输由系统自动完成，相关人员只需在计算机前进行简单的点击操作即可完成公文的处理、收发工作，解除了以前的交接、签字、运输等繁杂过程。
2.办公过程的规范化
办公自动化系统的实施，规范了办公程序，维护了办公秩序，明确了责任界限，使文件制作和传递固定化和标准化。
3.办公信息获取的快速化
以前需要几天甚至一周才能送到的文件，现在只需几秒钟即可到达。
4.办公信息内容的广泛化
业务资料、内部刊物等办公信息，以前需要打印、复印、分发等过程，才能传达到个人，现在只需几次单击即可查询到详细信息。
5.办公资源利用的合理化
在办公过程中，人、财、物等办公资源由计算机统一管理，资源可以得到充分合理的利用，发挥更大的效益。
六、结束语
随着网络技术、信息技术及业务应用水平的不断发展，办公自动化也被赋予了新的内容和含义。民生银行目前使用的管理系统还有信贷信息管理、资金信息管理、财会报表管理等系统。广义上的办公自动化系统是将银行内部的所有管理系统综合起来，形成一个融信贷、资金、财会等于一体的系统，让用户通过计算机网络及时获得与其日常工作相关的信息，使用户的工作快速、紧密地融入到银行的整体行为中去，最终促使民生银行能够真正作为一个整体协调地运行。目前，民生银行科技部正加大研究开发力度，利用各种新型技术，同银行业务密切配合，将办公自动化系统向企业纵深方向发展。
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